Zentrale Dokumentenbibliothek schafft moderne und mobile Arbeitswelt

Neues Dokumenten- und Vertragsmanagementsystem für die einheitliche Ablage elektronischer Daten mit Office 365 SharePoint.

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Swiss-Ski

Bern

Der Schweizerische Skiverband Swiss-Ski ist die Dachorganisation des Schweizer Schneesports. Seit seiner Gründung 1904 zählt Swiss-Ski zu den wichtigsten Sportverbänden der Schweiz und vereint unter seinem Dach elf Disziplinen. Die gezielte Förderung des Spitzen- sowie Breitensports gehört zu den Kernaufgaben des Verbands.

Zitat

Mit dem neuen Dokumenten- & Vertragsmanagementsystem schaffen wir für unsere Mitarbeitenden eine moderne und mobile Arbeitswelt, welche ihnen ortsunabhängig und jederzeit aktuell zur Verfügung steht.

Daniel Grossniklaus Direktor Dienste & Finanzen, Swiss-Ski

Swiss-Ski

Ausgangslage

Zahlreiche Mitarbeitende von Swiss-Ski arbeiten übers ganze Jahr oft extern und sind vor allem in der Wintersaison auch viel im Ausland unterwegs. Dies ist eine Herausforderung für die Zusammenarbeit unter den verschiedenen Fachabteilungen, da geschäftsrelevante Daten und Dokumente auf unterschiedlichsten Fileshares abgelegt werden.

Dabei existiert weder ein zentraler Ordner noch eine einheitliche Dossierablage für organisationsübergreifende Themen. Somit können Dokumente und Daten zu einem bestimmten Kontext nur mit hohem Aufwand gefunden werden.

Lösung

Im Rahmen der definierten IT-Strategie sowie einer umfangreichen Bedarfsanalyse sämtlicher Fachabteilungen wurde auf Basis von Office 365 SharePoint ein Dokumenten- und Vertragsmanagementsystem (DVMS) für die einheitliche Ablage elektronischer Daten geschaffen.

Das Herzstück der Lösung bildet die zentrale Dokumentenbibliothek – ein Vertragskonstrukt, in dem sich mehrere Dokumente als SharePoint-Objekt zusammenfassen lassen, ähnlich wie eine Zip-Datei. Dabei unterstützt die eingesetzte Suchfunktion mittels Metainformationen ein schnelles und effizientes Auffinden der Daten, was die Projektarbeit unter den Fachabteilungen stark fördert und vereinfacht.

Benefit

Ein ortsunabhängiger Zugriff auf das DVMS wird mittels einer OneDrive-App sichergestellt. Benötigte Informationen sind so jederzeit auch offline verfügbar.

Ein weiterer Nutzen bietet der integrierte Yammer-Feed, der als neues Kommunikationsmittel funktioniert. Neuigkeiten und wichtige Mitteilungen werden nicht mehr per E-Mail kommuniziert, sondern stehen in einem News Blog auf der Startseite allen Ansprechgruppen des Vereins zentral zur Verfügung.