Effiziente Zusammenarbeit in Gremien dank SharePoint-Plattform

Innerhalb des Inselspitals bestehen sowohl feste Gremien (Abteilungen, Teams) wie auch Ad-hoc-Gremien (Arbeitsgruppen, Projektgruppen). Die beteiligten Personen der verschiedenen Gremien tauschen Dokumente, Pendenzen, Kalenderdaten, Entscheide, etc. aus. Dies wurde bisher bewerkstelligt, indem sich die Teilnehmer die gewünschten Informationen per E-Mail zustellten.

Mit einer zentralen SharePoint-basierenden Plattform sollen webbasierte Arbeitsräume für die verschiedenen Gremien bereitgestellt werden, in welchen die gewünschten Informationen auf einfache Art und Weise abgelegt und ausgetauscht werden können.

Die durch ADVIS realisierte Lösung “Gremienverwaltung” stellt auf einer SharePoint-Plattform alle notwendigen Werkzeuge für die effiziente Arbeit in Gremien bereit. In einem zentralen “Cockpit” werden sämtliche Gremien in einer hierarchischen Struktur zusammen mit ihren wichtigsten Kenndaten dargestellt und verwaltet. So sind die wesentlichen Angaben eines Gremiums, wie z.B. die Mitglieder oder der Zweck des Gremiums, auf einen Blick ersichtlich.

Die Gremien-Arbeitsräume selbst dienen zur zentralen Ablage aller Informationen zu einem Gremium und ermöglichen die teamweite Zusammenarbeit von internen und externen Mitarbeitenden. Die typischerweise benötigten Inhalte wie beispielsweise Dokumentenablage, Adressen, Termine, Entscheide oder eine Wiki-Bibliothek stehen standardmässig zur Verfügung und können bei Bedarf beliebig erweitert werden.

• Analyse der Anforderungen
• Spezifikation und Design
• Realisierung und Einführung der Lösung
• Erstellen einer Schulungsdokumentation
• Projektleitung und Koordination