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In einem ersten Schritt wurde der Einzelgewinnungsprozess in einem elektronischen Formular und mit Unterstützung eines Workflows abgebildet. Dadurch werden standardisierte Eingaben und ein einheitlicher Prozessablauf sichergestellt. Der Status der Prozesse ist für die Personalberatung ersichtlich, welche dadurch aktiv agieren und betroffene Mitarbeitende unterstützen kann.
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA gestaltet und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik. Eine kohärente Aussenpolitik ist Voraussetzung für die wirksame Wahrung der schweizerischen Interessen gegenüber dem Ausland.
Der Einzelgewinnungsprozess bildet die Neubesetzung einer Stelle ab. Dieser Prozess wurde basierend auf Papierformularen, einem organisatorischen Prozess und handschriftlichen Unterschriften durchgeführt. Um die Betroffenen im Prozess zu unterstützen sowie die Ergebnisse zentral zu überwachen und zu steuern, soll der Prozess mit elektronischen Formularen und einem Workflow unterstützt werden.
Die Papierformulare wurden durch ein mehrsprachiges elektronisches Formular abgelöst. Mit dem erstmaligen Absenden wird ein Workflow gestartet, der alle Beteiligten durch den Prozess führt. Die einzelnen Prozessschritte sind anhand von Aufgaben abgebildet. Alle Eingaben, Änderungen und Bestätigungen sind jederzeit ersichtlich und nachvollziehbar. Der Prozess wird einheitlich durchgeführt und die Durchlaufzeit aufgrund der Vermeidung von Medienbrüchen und dem Austausch von Papierdossiers reduziert.
Eine besondere Herausforderung der Lösung ist die Vertraulichkeit der Personendaten. Die im Prozess beteiligten Mitarbeitenden haben basierend auf ihrer Rolle klar definierte Berechtigungen, um einzelne Schritte zu bestätigen. Das Schlussergebnis wird als PDF aufbereitet und im Personaldossier abgelegt.
